En af de mindre kendte funktioner i Excel er dens evne til automatisk at generere subtotaler på flere niveauer ved hjælp af programmets subtotale-funktion. Hvis du f.eks. Opbevarer salgstal i dit regneark, kan du oprette delsummer for salg i hver region plus indlejrede delsummer opdelt efter stat og endda by. For at implementere subtotaler på flere niveauer skal du først bruge Excels avancerede sorteringsfunktion til at omarrangere dine data til de rigtige grupperingsniveauer.
Sorter dine data i niveauer
Trin 1
Forbered dine data til sortering ved at fjerne eventuelle tomme rækker eller kolonner. Opret også en titelrække øverst på dine data, hvis du ikke allerede har gjort det.
Trin 2
Vælg celler, der indeholder data. Hvis du kun vil anvende subtotaler på en del af regnearket, skal du vælge disse rækker i stedet.
Trin 3
Vælg fanen "Hjem", klik på kommandoen "Sorter og filtrering", og vælg derefter "Tilpasset sortering". Excel åbner dialogboksen Sorter.
Trin 4
Klik på rullemenuen "Sorter efter", og vælg den kolonne, du vil bruge til at gruppere dine subtotaler på første niveau. For eksempel, hvis dine data inkluderer salgstal identificeret efter region, stat og by, skal du vælge kolonnen "Region" for at gøre de regionale salgstal til dine subtotaler på første niveau.
Trin 5
Klik på rullemenuen "Derefter efter", og vælg den kolonne, du vil bruge til dine andet niveau-subtotaler. I ovenstående eksempel skal du vælge "tilstand" fra rullelisten, hvis du vil oprette en subtotal på andet niveau for hver stat i en region.
Trin 6
Gentag det forrige trin for eventuelle yderligere sub-totalniveauer, du vil oprette, f.eks. Salgssum på byniveau i eksemplet.
Klik på "OK" for at sortere dataene og lukke dialogboksen.
Opret multi-niveau subtotaler
Trin 1
Vælg en celle, der indeholder data. Hvis du kun vil anvende subtotaler på en del af regnearket, skal du vælge disse rækker i stedet.
Trin 2
Vælg fanen "Data", og klik derefter på "Subtotal" -kommandoen i Outline-gruppen. Excel åbner dialogboksen Subtotal.
Trin 3
Klik på rullemenuen under "Ved hvert skift i", og vælg derefter den kolonne, du vil bruge til dine første niveau-subtotaler. Vælg den samme kolonne, som du valgte til din sortering på første niveau. I det tidligere anvendte eksempel vælger du "Region" for at oprette subtotaler på første niveau baseret på regionalt salg.
Trin 4
Marker et eller flere af felterne i "Tilføj subtotal til" -ruden for at angive, hvilken kolonne der indeholder dine numre. I eksemplet markerer du muligvis afkrydsningsfeltet ud for "Salgsbeløb."
Trin 5
Klik på "OK" for at oprette dine subtotaler på første niveau.
Trin 6
Klik på kommandoen "Subtotal" igen for at begynde at oprette din subtotal på andet niveau.
Trin 7
Klik på rullemenuen under "Ved hver ændring", og vælg derefter den kolonne, du vil bruge til dine andet niveau-subtotaler. I eksemplet vælger du "Stat".
Trin 8
Marker det samme felt i ruden "Tilføj subtotal til", som du tidligere har markeret.
Trin 9
Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for "Erstat aktuelle subtotaler." Hvis du rydder denne indstilling, bevarer Excel tidligere subtotalniveauer og opretter et nyt niveau.
Klik på "OK" for at oprette subtotaler på andet niveau. Gentag trinnene for hvert ekstra niveau af subtotaler, du vil tilføje, og fjern markeringen ud for "Erstat aktuelle subtotaler" hver gang. Du kan oprette op til otte niveauer af subtotaler.
