Afsendelse af en Outlook-e-mail formateret som et memorandum giver modtageren en visuel påmindelse om, at meddelelsen er en officiel kommunikation. Mens Outlook ikke har en indbygget notatskabelon, kan du ændre formateringsindstillingerne, så din besked svarer til den almindeligt accepterede notatstil. Når du har formateret din besked som et notat, kan du gemme indstillingerne i en skabelon, så du kan bruge den samme stil til fremtidige notater.
Trin 1
Klik på "Ny e-mail" i Outlook for at åbne et nyt meddelelsesvindue.
Trin 2
Vælg fanen "Formatér tekst", og klik derefter inde i meddelelsesområdet for at aktivere båndindstillingerne.
Trin 3
Klik på den lille pil i Afsnit-gruppen på båndet. Outlook åbner en dialogboks, hvor du kan ændre indstillingerne for afsnittets formatering, så de matcher det generelt accepterede forretningsnotatformat.
Trin 4
Indstil justeringsindstillingen til "Venstre" for at retfærdiggøre din tekst til venstre.
Trin 5
Indstil den specielle indstilling i afsnittet Indrykning til "Ingen" for at fjerne eventuelle indrykninger i nyt afsnit.
Trin 6
Skift indstillingen Linjeafstand til "Enkelt".
Trin 7
Skift indstillingen Efter i afstanden til mindst 8 punkter. Dette får Outlook til at indsætte en tom linje mellem afsnit.
Trin 8
Klik på "OK" for at gemme afsnitindstillingerne.
Trin 9
Vælg en letlæselig skrifttype som Times New Roman eller Arial. For at få et gammeldags, maskinskrevet udseende, vælg Courier New.
Trin 10
Gem meddelelsen som en skabelon, så du kan bruge den til fremtidige notater. Klik på "Filer", vælg "Gem som", og skift derefter indstillingen "Gem som type" til "Outlook-skabelon (* .oft)." Navngiv skabelonen "Notat" eller lignende, og klik derefter på "Gem".
Trin 11
Indtast modtagerens e-mail-adresser i feltet Til, og anbring derefter emnet for notatet i feltet Emne.
Trin 12
Indtast teksten i dit notat i meddelelsesområdet. Indsæt korte sektionsoverskrifter, når du skifter emne eller starter et nyt segment. Efterlad en tom linje før og efter hver overskrift.
Opret et overskriftsafsnit øverst, hvis du vil medtage disse oplysninger i meddelelsens brødtekst. De første fire linjer skal starte med "TO:", "FROM:", "DATE:" og "SUBJECT:", med hver linje adskilt af en tom linje. Dette trin er valgfrit, da e-mail-overskriften øverst i meddelelsen allerede følger notatformatet.
