Det er let for din indbakke at udfylde hundreder eller endda tusinder af e-mails, hvis du ikke konstant sorterer og sletter. At gøre alt dette uden at gå glip af noget vigtigt i løbet af dagen kan være svært nok uden at skulle sige igennem alle de e-mails, du bliver ved med at få, som du ikke vil have. Microsofts Outlook-klient giver dig muligheder for at holde disse meddelelser ude af din indbakke.
Blokering vs sortering
Outlook er en e-mail-klient; som sådan accepterer det de filer, der udgør e-mails fra din e-mail-server, som du kan administrere. Du kan følgelig ikke konfigurere Outlook som en slags e-mail-firewall, der forhindrer meddelelser fra bestemte afsendere i nogensinde at komme til din e-mail-udbyders servere. Du kan dog bruge Outlook til at sortere e-mails efter bestemte kriterier, så de ikke finder vej til din indbakke.
Blokerede afsendere
En måde at blokere e-mails fra din indbakke på er at bruge Outlook's "Block Sender" -mulighed til at sende e-mails direkte til din junk mail-mappe. Du kan tilføje e-mail-adresser til denne liste ved at højreklikke på en e-mail fra en bestemt afsender, flytte markøren over "Uønsket" i den menu, der vises, og derefter vælge "Bloker afsender".
Automatisk sletning med regler
Junk mail-mappen er ikke det eneste sted, du automatisk kan placere uønskede e-mail-beskeder. Ved at oprette regler for, hvordan Outlook skal håndtere indgående meddelelser, kan du omdirigere e-mails fra en bestemt afsender hvor som helst du vil, inklusive papirkurven. Du kan gøre dette ved at klikke på fanen "File" og derefter klikke på "Manage Rules & Alerts" og trække op på "E-mail Rules" -fanen. Derefter ser du skabelonerne til oprettelse af en ny regel ved at klikke på "Ny regel". Du kan bede Outlook om at sortere e-mail efter et hvilket som helst antal kriterier, inklusive afsenderens e-mail-adresse, bestemte ord eller sætninger i e-mailens emnelinje eller brødtekst eller endda andre meddelelsesmodtagere.
Opdatering af regler
Outlook-regler er ikke sat i sten, når du opretter dem. Du kan tilføje kriterier, fjerne kriterier eller ændre, hvordan matchende meddelelser håndteres ved at redigere regler. Du kan gøre dette ved at vende tilbage til E-mail-regler, klikke på afkrydsningsfeltet ud for den regel, du vil ændre, klikke på "Skift regel" og vælge menupunktet til den ændring, du vil foretage.
