En fælles opgave, der gives i en Excel-klasse og også i praktiske arbejdsrelaterede situationer, er at adskille for- og efternavne. Nedenfor finder du trinnene til at adskille for- og efternavne i Excel.
Adskil første og sidste navne i Excel
Behovet for at adskille første og sidste navne i Excel opstår på grund af, at de fulde navne på studerende eller medarbejdere indtastes i en enkelt Excel-kolonne.
Denne situation opstår også, når studerendes eller medarbejderdata importeres fra et dataregistrerings- eller regnskabsprogram til Microsoft Excel-format.
Når navnene gemmes i en enkelt Excel-kolonne, gemmes de normalt som Fornavn Efternavn, Efternavn, Fornavn (komma, der adskiller de to) og også som Første Navn Midtniveau Efternavn.
Selvom det er muligt at adskille for- og efternavne ved hjælp af Excel-formler, er den nemmeste måde at adskille for- og efternavne i Excel at bruge 'Tekst til kolonne-guiden' som tilgængelig i Microsoft Excel.
1. Adskil første og sidste navne ved hjælp af guiden Tekst til kolonne
Følg nedenstående trin for at adskille knytnæve og efternavne ved hjælp af guiden Tekst til kolonner som tilgængelig i Microsoft Excel.
1. Åbn Excel-filen, der indeholder navne, som du vil adskille.
2. Vælg hele kolonnen, der indeholder navne> klik på fanen Data i den øverste menulinje, og klik på indstillingen Tekst til kolonner i afsnittet "Dataværktøjer".
3. På den næste skærm skal du vælge indstillingen Afgrænset og klikke på knappen Næste.
4. På det næste skærmbillede skal du vælge mellemrummet og klikke på Næste.
5. På det næste skærmbillede kan du vælge destination for For- og Efternavne eller gå med det eksisterende valg og klikke på Udfør-knappen.
6. Når du klikker på knappen Udfør, vil du straks se navnene opdelt i For- og Sidste Navne.
Som du kan se på billedet ovenfor, er navnene blevet opdelt i to forskellige kolonner.
2. Fjern komma, adskil først og efternavne i Excel
Hvis navnene er skrevet i formatet LastName, FirstName, kan du følge trinnene nedenfor for at fjerne komma og adskille First, Last Names.
1. Åbn Excel-filen, der indeholder navne, som du vil adskille.
2. Vælg hele kolonnen, der indeholder kombinerede navne> vælg fanen Data i den øverste menulinje, og klik på indstillingen Tekst til kolonner i afsnittet "Dataværktøjer".
3. På den næste skærm skal du vælge indstillingen Afgrænset og klikke på knappen Næste.
4. På mellemrum skal du vælge Mellemrum og Andre felter> skriv “, ” (Komma) i det lille felt ud for “Andet” og klik på knappen Næste.
5. På det næste skærmbillede kan du vælge destination for For- og Efternavne eller gå med det eksisterende valg og klikke på Udfør-knappen.
6. Når du klikker på knappen Udfør, vil du straks se navnene opdelt i For- og Sidste Navne.
3. Adskil første, mellem- og efternavne i Excel
Hvis navnene er i formatet 'FirstName Midinitial LastName', kan de samme trin som angivet i ovenstående to tilfælde bruges til at adskille First, Middle og Last Name.
1. Vælg hele kolonnen, der indeholder navne> vælg fanen Data i den øverste menulinje, og klik på indstillingen Tekst til kolonner i afsnittet "Dataværktøjer".
2. På det næste skærmbillede kan du vælge din foretrukne destination til For-, Mellem- og Sidste Navne eller acceptere standarddestinationen og klikke på Udfør.
3. Når du en gang klikker på Udfør, ser du øjeblikkeligt navnet opdelt i For-, Mellem- og Efternavn.
Hvis Middle Initial ikke er påkrævet, kan du slette den kolonne, der indeholder Middle Initial.
