Outlook's stemmeknap giver en bekvem måde at sende emner til godkendelse til tilsynsførende eller teammedlemmer. Når modtageren stemmer for et af valgene, sporer Outlook svaret og giver dig mulighed for at se et resumé af alle svarene på en bestemt besked. Du kan afstemme en enkelt person eller en hel gruppe ved at give enkle valg såsom "Godkend / Afvis" eller mere komplicerede muligheder, du selv udgør.
Krav
For at spore varer, du har sendt til godkendelse eller afstemning, skal din mailkonto være på en Microsoft Exchange-server. Exchange-servere bruges typisk i kontormiljøer; dit hjem og dine personlige e-mail-konti bruger sandsynligvis ikke en Exchange-server, medmindre du opretter kontoen via dit arbejde eller din skole. Modtagere af e-mailen skal også bruge Outlook 2003 eller nyere for at kunne afgive en afstemning, selvom de ikke har brug for en Exchange-konto, hvis de kun modtager meddelelsen.
Afsendelse af din godkendelsesanmodning
Afsendelse af din e-mail-anmodning ved hjælp af sporingsfunktionen er ret ligetil: Skriv din e-mail-besked, som du normalt ville, inklusive det spørgsmål eller dokument, som du har brug for godkendelse for. Skift til fanen "Indstillinger" og klik på "Brug afstemningsknapper" på båndet. Outlook viser valg, du kan tilbyde modtagerne. Giv dem et valg om at godkende eller afvise, eller anmod om et simpelt ja, nej eller måske. Du kan også vælge "Brugerdefineret" for at give dig egne muligheder; indtast simpelthen valgmulighederne i feltet "Brug afstemningsknapper" på det næste skærmbillede og adskille hver indstilling med et semikolon.
Brug af afstemningsknapperne
Når modtageren åbner din besked i Outlook, vil han se en advarsel øverst, der fortæller ham, at beskeden indeholder stemmeknapper. Ved at klikke på alarmen i Outlook 2013 og Outlook 2010 kan modtageren vise valgmulighederne for valg og klikke på en. I versionerne 2007 og 2003 vises valgmulighederne på værktøjslinjen. Når personen har afgivet sin stemme, sender Outlook automatisk et svar til den oprindelige afsender, der underretter ham om valget.
Spor resultaterne
Ud over at være i stand til at spore resultaterne fra emnelinjerne, kan du trække en tabel op, der viser et resumé af svarene på et enkelt spørgsmål. Denne funktion er især nyttig, når du sender et spørgsmål til en stor gruppe. Du skal blot åbne et af svarene på dit spørgsmål og derefter klikke på personens svar øverst i meddelelsen. Outlook viser en anden mulighed for "Vis stemmesvar." Klik på indstillingen for at se alle de stemmer, godkendelser eller afvisninger, der er indsendt til dette særlige spørgsmål.
