E-mail, der bruges effektivt, kan være en billig og effektiv metode til kommunikation inden for virksomheder. Imidlertid kan mange ting gå galt undervejs på grund af e-mailens art. En omfattende e-mail-politik kan hjælpe med at definere korrekt e-mail-brug, men selv at tage dette trin giver stadig plads til ineffektivitet og kommunikationshuller.
Miskommunikation
E-mail, som en form for skriftlig kommunikation, kommer ikke med de vigtige ikke-verbale signaler, der er ansvarlige for meget af vores forståelse. Som et resultat kommer sarkasme, humor og stærke følelser ofte ikke godt over for læseren. Nogle gange fungerer det på den modsatte måde, hvor læseren tilskriver følelser til noget, der ikke blev skrevet med den hensigt. De, der ikke er bekendt med e-mail, kan blive skrevet i store bogstaver eller bruge overdreven tegnsætning til at fremhæve noget uden at indse, at disse elementer bærer følelser. Dette kan føre til fejlkommunikation, der unødigt kan skade arbejdsforhold.
Spildt tid
E-mail præsenterer en mulighed for distraktion på arbejdspladsen. Medarbejdere kan ukorrekt bruge e-mail til at sende personlige noter eller vittigheder rundt på kontoret. Selvom e-mailen forbliver relevant for arbejde, kan det dog være en distraktion. Sig, at du f.eks. Arbejder på et projekt, og at din e-mail-klient er åben på dit skrivebord - hvis du læser hver e-mail, der kommer ind og svarer på nogle - kan et projekt, der muligvis har taget to timer nu, tage fire. Selvom kontrol af e-mail en eller to gange om dagen kan være mere effektiv og tilstrækkelig tilstrækkelig, føler mange, at de måske går glip af noget vigtigt, hvis de ikke konstant tjekker deres indbakke.
Problemer med at afbryde forbindelsen
En fordel ved e-mail er, at du nemt kan få adgang til den næsten hvor som helst med en internetforbindelse. For nogle virksomheder kan dette også være en alvorlig ulempe, der truer medarbejdernes balance mellem arbejde og liv. De medarbejdere, der altid holder kontakten til arbejde, brænder hurtigere ud end de, der tager sig tid. De bruger muligvis ikke kvalitetstid sammen med deres familier eller venner og kan derfor føle sig mere stressede og mindre opfyldte.
Permanent optegnelse
De, der bruger e-mail til kommunikation inden for virksomheder, skal sørge for at holde korrespondance civil og klar. Med e-mail bliver det let at afskrive et hurtigt, vredt svar og sende det uden meget eftertanke. Det hurtige og fjendtlige svar er nu registreret; du kan ikke tage det tilbage. Hvis medarbejdere eller arbejdsgivere tager det til næste niveau og siger noget stødende eller upassende, kan det bruges som grund til fyring eller endda som bevis mod dem i retten. E-mail tilføjer et lag af frigørelse, der giver folk modet til at sige ting, som de måske ikke siger personligt eller over telefonen.
