Enhver e-mail, der ankommer til din Gmail-indbakke, er der for evigt, medmindre du manuelt sletter den. Et af principperne bag Gmail er, at det giver brugerne plads nok til at arkivere alle deres meddelelser i stedet for at slette dem, så de kan kaldes op via søgning eller etiketter på ethvert tidspunkt i fremtiden.
Opbevaring af e-mails
Du behøver ikke bekymre dig om, at dine Gmail-meddelelser forsvinder, når de kommer forbi en bestemt alder - tjenesten hænger fast i alle dine e-mails, uanset hvor gamle de er. Hver meddelelse tælles med i dit samlede lagerbeløb (lige over 10 GB for nye konti fra maj 2013), så du kan gemme så mange beskeder, som du vil, så længe du vil. Hvis du vælger at arkivere en besked, flyttes den fra din indbakke til sektionen All Mail i Gmail, hvor den kan hentes via en søgning eller ved at klikke tilbage gennem dine beskeder. Det kan også være en god idé at anvende etiketter på dine meddelelser for at gøre dem lettere at finde, når de er blevet arkiveret.
Sletning af e-mails
Gmail opbevarer dine e-mails, hvis du vil, men du kan også slette dem manuelt (eller oprette et filter til automatisk at slette dem). Ved at klikke på sletningsknappen på en e-mail-side (papirkurvikonet) flyttes denne e-mail til papirkurven, hvor den slettes permanent efter en periode på 30 dage. Sletning af e-mails er en mulighed, når du opretter et filter; igen, meddelelser flyttes til papirkurven i 30 dage. Sletning af e-mails er en nyttig måde at frigøre lagerplads i Gmail på og betyder, at tjenesten har mindre skrammel at arbejde igennem, når man kører søgninger. Hvis Gmail markerer e-mails som spam, slettes disse meddelelser automatisk også efter 30 dage, hvorfor det er værd at kontrollere din Spam-mappe regelmæssigt for at sikre, at den ikke har fanget nogen ægte meddelelser.
Kører ud af rummet
Hvis du løber tør for plads i din Gmail-konto, hopper nye e-mails tilbage til afsenderen. De e-mails, du allerede har gemt i din indbakke og arkiv, påvirkes ikke og slettes ikke, medmindre du specifikt sletter dem. Bemærk, at download af meddelelser via en tredjeparts desktopklient ikke automatisk sletter dem fra din Gmail-konto. Du kan også vælge at købe ekstra lagerplads fra Google for at gemme flere e-mails i skyen. Følg instruktionerne i lagerpladsadvarslen for at få flere oplysninger.
Konto inaktivitet
Google forbeholder sig ret til at slette din konto efter en periode på ni måneder, hvis du ikke har logget ind på den på det tidspunkt. Dette sætter dine e-mails i fare, hvis du bliver afskåret fra din konto i en længere periode. Google tilbyder en inaktiv kontoadministratorfunktion, der giver dig mulighed for at specificere en liste over pålidelige kontakter, der kan få adgang til og downloade dine beskeder og andet indhold fra Google-produkter efter en bestemt periode med inaktivitet. Åbn siden Inaktiv kontoadministrator for at konfigurere den.
