Selvom det kan virke som en no-brainer, er der faktisk noget kunst til at oprette et forretningsmøde via e-mail. Hvis du planlægger at inkludere frokost sammen med dit møde, har du et par ting mere at overveje. Grundideen her er ikke at overtænke det og spilde dyrebart arbejde eller personlig tid med detaljerne - men på samme tid vil du have den andres behov og motiver i tankerne.
Trin 1
Skriv et relevant stykke information i e-mailens emnelinje, hvilket indikerer, at e-mailen er en invitation til frokost. Brug ikke irriterende store bogstaver eller humørikoner i emnelinjen - eller hvor som helst i forretningskommunikation, for den sags skyld. Angiv i stedet dit formål klart og professionelt; for eksempel kan du blot skrive "Frokostmøde onsdag?" eller noget lignende.
Trin 2
Begynd med en hjertelig og professionel hilsen. Hvis du er på fornavn med denne forretningskontakt, er det OK at henvende sig til personen ved hans fornavn i hilsenen, såsom "Kære Scott" eller blot "Scott:". Hvis du ikke kender personen særlig godt, skal du bruge efternavnet og "Mr." eller "fru."
Trin 3
Angiv, at du gerne vil møde personen til en frokostdato, og sig derefter hvorfor du vil mødes.
Trin 4
Giv et par muligheder for dato og klokkeslæt baseret på din viden om personens tidsplan. Hvis du f.eks. Møder en restaurantejer, hvis restaurant tilbyder en særlig aftale om fredagen, skal du ikke bede ham om at mødes på en fredag. Fortæl personen de dage og tidspunkter, du er til rådighed, og tilbud et par dage eller tidspunkter at vælge imellem. Du kan også overlade datoen og klokkeslættet til den anden persons skøn - men det kan betyde flere e-mails frem og tilbage for faktisk at beslutte en gensidigt praktisk dato.
Trin 5
Foreslå et par restauranter, som du synes er passende for den type møde, du skal have. For eksempel, hvis du har alvorlige, intime detaljer at diskutere om personens forretning, er det sandsynligvis en dårlig idé at foreslå et møde på den lokale pub, hvor alle hans venner regelmæssigt samles. På samme måde foreslog du flere datoer og tidspunkter, foreslå et par steder for at give den anden person chancen for at vælge.
Trin 6
Lad modtageren kende hans næste trin samt alle detaljer, som han måske vil vide om din opfølgning. Hvis du er nødt til at høre tilbage inden for en bestemt tidsramme for at være i stand til at holde din tidsplan fri, så fortæl ham det på en høflig måde. Hvis du vil være ude af byen i et par dage efter e-mailen, så lad ham vide, at du vender tilbage til ham, når du vender tilbage.
Log af på en hjertelig måde, såsom "Venlig hilsen" eller "Hilsen." Hvis dine e-mails ikke har en automatisk signaturlinje, der giver dine kontaktoplysninger, skal du sørge for at angive dit telefonnummer og andre vigtige kontaktoplysninger nederst i e-mailen.
