En masse forretningskommunikation plejede at komme i gang med et håndtryk, men det er bare ikke tilfældet længere. I det 21. århundrede er chancerne for, at du har "mødt" og interageret med mange forretnings- og personlige kontakter uden nogensinde at se deres ansigter. Mange af disse interaktioner starter med e-mail-kommunikation. Hvis du skal skrive en e-mail til en person, du ikke kender, skal du følge et par grundlæggende regler for at sikre, at du forbliver professionel og ikke fornærmer.
Trin 1
Skriv en kortfattet emnelinje, der beskriver, hvorfor du skriver til denne person. Da du ikke kender personen, skal du være klar over, hvorfor du skriver. Folk får meget spam i deres indbakker, så hvis du har en personlig eller forretningsmæssig forbindelse, kan det være en god ide at nævne det i emnelinjen.
Trin 2
Brug "Ms." eller "Mr." og personens efternavn i hilsenen. Antag aldrig, at en kvinde er gift, medmindre du ved med sikkerhed, at hun er; som sådan, "fru." er en mere neutral måde at tale til en kvinde på. Hvis du ikke er sikker på personens køn, skal du ikke gætte; Brug i stedet personens for- og efternavn. Du kan vælge at bruge "Kære", hvis du vil, som i "Kære Mr. Smith.", Men du kan også afbryde "Kære" og bare skrive "Mr. Smith:". Bemærk, at du har brug for et komma, når "Kære" bruges og et kolon, når det ikke er det.
Beskriv årsagen til, at du skriver, eller den forbindelse du har til personen i første linje i e-mailen. Mange mennesker kommer ikke forbi den første linje i e-mailen, hvis de antager, at det er uønsket post; ligeledes læser nogle mennesker deres e-mails på mobile enheder, som nogle gange kun viser den første linje i e-mailen, når e-mails vises i listeformat. Ved at angive din hensigt foran vil du være mere tilbøjelige til at få et svar.
