Microsoft Outlook giver dig mulighed for at oprette kontaktgrupper, også kendt som distributionslister eller e-mail-grupper. Hvis du rutinemæssigt sender e-mail til den samme gruppe mennesker, kan du indstille dem som en kontaktgruppe spare tid ved at sende e-mailen til gruppen i stedet for at indtaste alle adresserne. Du kan også oprette en kontaktgruppe, der indeholder andre kontaktgrupper. I de fleste tilfælde er der ingen grænse for antallet af e-mail-adresser, du kan have i en kontaktgruppe.
Ældre versioner af Outlook
Outlook 2010 og senere har ingen begrænsning for antallet af adresser, du kan medtage i en kontaktgruppe. I tidligere versioner afhænger det maksimale antal adresser, du kan medtage i en kontaktgruppe, af mængden af oplysninger, der er gemt for hver kontakt. Typiske grænser er mellem 50 og 70 kontakter, men kan være så lave som 25. En kontaktgruppe holder op med at arbejde, hvis du inkluderer yderligere kontaktoplysninger til medlemmerne, i hvilket tilfælde du kan opdele gruppen i to kontaktgrupper.
Exchange og andre mailservere
Selvom antallet af adresser i en kontaktgruppe er ubegrænset, kan mailserveren have begrænsninger. I et virksomhedsmiljø kan Microsoft Exchange-serveren have maksimale størrelser for kontaktgrupper. I hjemmet og i små forretningsmiljøer kan din internetudbyder muligvis blokere e-mails, der indeholder mere end et specificeret antal adresser. Derudover kan e-mails, der indeholder et stort antal adresser, blive markeret eller blokeret som spam af modtagerens e-mail-udbyder eller klientsoftware.
Privatliv og læsbarhed
Når du sender en e-mail til en kontaktgruppe, erstatter Outlook gruppens navn med e-mail-adresserne på alle i gruppen, så alle modtagerne ser alles e-mail-adresse. Dette kan tage meget plads øverst i e-mailen og vækker også privatlivets fred. Hvis gruppen for eksempel er en spilleklub, og alle medlemmer kender hinanden, er det fint; men hvis gruppemedlemmerne ikke kender hinanden, kan det være en alvorlig og endog ulovlig krænkelse af privatlivets fred at sende alle i gruppen e-mail-adressen til alle andre i gruppen. For at undgå dette skal du bruge BCC-feltet, ikke feltet TO, når du sender til en kontaktgruppe.
Kontaktgruppe kontra postliste
En kontaktgruppe er en bekvem måde for en person at rutinemæssigt sende e-mail til en gruppe eller grupper af mennesker. Men hvis en stor gruppe mennesker ofte har brug for at sende e-mail til hinanden, og især hvis privatlivets fred er ønsket, er en abonnentdiskussionsliste eller et mailinglisteprogram en bedre måde at gå, da disse er webbaserede programmer, der tillader ethvert medlem at sende en e-mail til en gruppe ved hjælp af en enkelt e-mail-adresse.
