Du modtager muligvis en e-mail, hvor afsenderen anmoder om, at du sender et svar for at bekræfte, at du har modtaget vedkommendes besked. Ikke alle har mulighed for automatisk at få sendt en kvittering, når du åbner deres e-mail, så hvis den indeholder presserende eller tidsfølsomme oplysninger, skal de vide, om den nåede din indbakke. Det er også høflighed at fortælle folk, at du har modtaget deres besked, når du har anmodet om, at de sender dig dokumenter eller andre oplysninger.
Trin 1
Send kvitteringen hurtigst muligt. En rettidig reaktion er afgørende i erhvervslivet, selvom oplysningerne i e-mailen ikke er tidsfølsomme.
Trin 2
Rediger om nødvendigt e-mailens emnelinje. For eksempel skal du muligvis angive, at du har vedhæftet et dokument til meddelelsen, eller at opdaterede oplysninger er inkluderet i dit svar. Hvis du ikke har brug for at redigere emnelinjen, udfyldes feltet "Re:" automatisk og underretter modtageren om, hvilken e-mail du svarer på.
Trin 3
Skriv en komplet sætning, der angiver, at du har fået beskeden, samt hvornår du vil foretage dig noget i forhold til den. Det er mere professionelt at sige "Hej Steve, jeg modtog e-mailen i morges. Jeg følger op med dig senere på eftermiddagen" - som lader afsenderen vide, at du vil prioritere at komme tilbage til ham - end bare at skrive, "Fik det. Tak."
Opdater modtageren om enhver relevant udvikling. Du kan udføre to opgaver på én gang her: Bekræft den oprindelige e-mail og hold modtageren i løkken vedrørende relevante oplysninger. Der er ingen mening med at sende en anden e-mail, der siger "Forresten er mødet relateret til de kontrakter, du sendte mig, flyttet tilbage til kl. 16," når du allerede har en e-mail-samtale om dette emne.
