Faxmaskiner var på et tidspunkt allestedsnærværende i kontorindstillinger, men er til en vis grad gået ud af stil med fremkomsten af e-mail og scanningsteknologi. Imidlertid er nogle kontorer stadig afhængige af faxning for at dele papirdokumenter, der skal underskrives. For at lette dette er der software-faxværktøjer til rådighed til at sende faxer fra din computer. Da faxmaskiner typisk kræver et modem, giver et softwarefaxmodem din computer mulighed for at sende faxoplysninger over en telefonlinje til en faxmaskine.
Grundlæggende faxmaskiner
En faxmaskine fungerer ved at sende digitaliserede dokumentoplysninger over en telefonlinje. Faxmaskinen scanner dokumentet og registrerer dataene som en strøm af bits, ener og nuller. Derefter opretter den forbindelse til en tilknyttet telefonlinje og ringer til en anden faxmaskine, omtrent på samme måde som du ville ringe til en person ved hjælp af et telefonnummer. De to faxmaskiner kommunikerer gennem telefonlinjen, og dokumentoplysningerne overføres til den anden maskine, som udskriver selve dokumentet.
Softwaremodem
Faxmaskiner kræver en telefonlinje for at oprette forbindelse og sende data. Computermodemer fungerer på samme måde ved hjælp af en telefonforbindelse til at oprette forbindelse til computerservere og sende og modtage data. Disse modemer plejede at fungere som stand-alone hardwareenheder, der gradvis blev til integrerede enheder på en computers bundkort. Senere opstod "software" -modemet. Softwaremodemet efterligner et hardwaremodems funktionalitet, men gør det udelukkende gennem software. På denne måde har computeren ikke brug for et fysisk modem, kun softwaremodemet, der kører på operativsystemet.
Softwaredata-faxmodemer
Med kombinationen af et softwaremodem og en faxmaskine får du et softwarefaxmodem integreret i et operativsystem. I stedet for at have en separat faxmaskine kan du sende og modtage meddelelser via softwarefaxen og datalinjen på din computer. Dette giver dig mulighed for at sende dokumenter til andre faxmaskiner direkte fra din computer og modtage dokumenter på samme måde. Du kan derefter udskrive eller e-maile disse dokumenter, som du finder passende.
Ansøgninger
Den primære fordel ved softwarefaxmodemet er at eliminere behovet for en separat faxmaskine. En anden fordel er problemfri integration af faxdokumenter med dit dokumenthåndteringssoftware. Desuden kommer disse faxede dokumenter ofte til din computer, sandsynligvis som en TIFF, PDF eller JPEG. I disse tilfælde kan du bruge optisk tegngenkendelsesteknologi til at adskille tegnene fra billedet og konvertere dokumentet til computerlæsbar tekst, så du kan importere dokumentet til forskellige tekstredigeringsprogrammer.
