Den personlige computer har for altid ændret den måde, folk gør forretning på: for hver vigtig virksomhedsopgave er der en softwareløsning, der passer til. Hvis du stadig laver din virksomheds regnskab i hånden, skal du overveje de store forskelle mellem det og brug af dedikeret regnskabssoftware. Der er store fordele ved at blive digital, men disse fordele har visse risici. Det hele afhænger af, hvad der fungerer bedst for dig og din virksomhed.
Nøjagtighed og konsistens
Regnskabssoftware bruger automatiserede beregninger for at sikre, at din matematik altid er korrekt. Derudover bygger edb-regnskab konsistens i din rapportering gennem standardiserede filformater og etablerede arbejdsgange. Regnskabssoftware er kun så smart som brugeren, og skift til digital regnskab garanterer ikke nødvendigvis eliminering af fejl. Imidlertid er edb-bogføring mere korrekt end manuel bogføring, når den udføres korrekt.
Indgangshastighed
Når du har implementeret en edb-løsning til din virksomhed, skal den tid, du bruger på at arbejde med regnskabsopgaver, falde kraftigt. At indtaste data via et tastatur og lade computeren udføre arbejdet er hurtigere end at skrive ting ned og finde matematikken med en lommeregner, og regnskabssoftware leveres med en række indbyggede skabeloner designet til at gøre processen enklere. Derudover er data, der er indtastet via computerregnskab, øjeblikkeligt tilgængelige, hvilket betyder, at du altid har de seneste tilgængelige numre. Ulempen er, at det vil tage lidt tid at tilpasse sig brugen af den nye software, hvilket mindsker den oprindelige sparede tid.
Sikkerhed og sikkerhed
Mens du kan beskytte dine regnskabsdata med adgangskode og gemme dem på din arbejdscomputer, er manuel regnskab mindre sikker, da de skriftlige dokumenter løber sammen over tid og kræver stadig større opbevaringsløsninger. Derudover kan du nemt sikkerhedskopiere digitale regnskabsdata på et eksternt drev, mens du skal kopiere manuelle regnskabsdata manuelt. At miste dine digitale regnskabsdata er mindre dramatisk end at miste de originale dokumenter, da du kan gendanne dine sikkerhedskopier med minimalt besvær. Computerhardware er dog mere skrøbelig end de faktiske dokumenter, så du skal tage skridt til at beskytte dine data i tilfælde af et hardwareproblem.
Let fordeling
I manuel regnskab opretter og distribuerer du fakturaer, regninger og andre poster i hånden. Med digital regnskab kan du oprette det samme sæt dokumenter på meget kortere tid og udskrive så mange kopier, som du har brug for. Du kan derefter sende digitale dokumenter via e-mail, så du kan begrænse mængden af fysiske medier, som din virksomhed faktisk skal bruge. Med edb-regnskabssoftware er det let at udskrive, kopiere og sende de dokumenter, som din virksomhed har brug for. Dette gør det imidlertid også lettere for en ondskabsfuld part at opfange dine data.
