Regnskabssoftware er designet til at automatisere meget af regnskabsprocessen. Formålet er at gøre bogføring lettere, hurtigere og mere præcis. Mens softwaren virkelig tjener sit formål, er der ulemper ved kun at stole på teknologi til dine regnskabsbehov. Derfor er det vigtigt at forstå regnskabsmæssige grundlæggende såvel som hvordan man bruger regnskabssoftware.
Koste
Når du bruger regnskabssoftware, skal du købe softwaren og eventuelle yderligere licenser, der er nødvendige for andre brugere og computere. En del software kræver, at du køber opgraderinger eller opdateringer til yderligere funktioner. Du skal også sikre, at din computer er i stand til at køre softwaren. Hvis ikke, skal du også opgradere din computer.
Tillid til computere
Hvis din computer går ned, eller data er beskadiget af en virus, kan du ikke bruge din regnskabssoftware, før problemet er løst. Dette betyder også, at du ikke har adgang til indtastede data, før computeren kører igen. Dine data kan også blive beskadiget, hvilket betyder at du bliver nødt til at indtaste oplysninger igen, medmindre du har sikkerhedskopieret dine filer. Derudover, hvis der er strømsvigt, vil din software ikke kunne bruges, medmindre du bruger en batteridrevet bærbar computer.
Svig
Regnskabssoftwaredata kræver ekstra sikkerhedsniveauer for at forhindre problemer som svindel og underslæb. Software gør det lettere for brugerne at ændre data, hvilket gør svindel lettere at udføre. Som et resultat er der et øget behov for interne revisorer til at kontrollere, om der er unøjagtige data. Der skal også træffes sikkerhedsforanstaltninger for at begrænse den kontrolmængde, brugerne har over alle regnskabssoftwarefunktioner.
Yderligere software
De fleste regnskabssoftware kræver, at du har ekstra software for at kunne se rapporter. For eksempel giver nogle programmer dig mulighed for at eksportere data som en PDF-fil eller et Excel-regneark. Dette giver brugere uden regnskabsprogrammet mulighed for at se dataene. Visningssoftwaren kan dog medføre en ekstra udgift for brugeren.
Menneskelig fejl
Selvom det er let at skrive numre forkert, er det endnu nemmere at forkert indtaste et nummer. Indtastning af data i regnskabssoftwaren for hurtigt kan resultere i alvorlige fejl. Når programmet udfører beregninger, kan det være sværere at spore årsagen til problemet. Regneark, digitale hovedbøger eller skriftlige hovedbøger gør sporing enklere og hurtigere.
Uddannelse
Regnskabssoftware kræver, at du tager dig tid til at lære, hvordan du bruger det. Mens du måske er en erfaren revisor, skal du stadig lære, hvad hver knap og menukommando gør for at kunne bruge regnskabssoftware effektivt. Denne indlæringskurve kan resultere i dyre fejl. I nogle tilfælde kan betalt træning være nødvendig for at lære at udføre bestemte opgaver. Hvis du ikke er teknisk klog, kan processen blive endnu vanskeligere.
Tid
Mange revisorer finder ud af, at det tager mere tid at indtaste data i regnskabssoftware, end det gør at skrive det eller skrive det i et regneark. På grund af trinvise skærmbilleder tager processen ofte længere tid, især for dem, der ikke bruger softwaren ofte eller stadig er nye med at bruge programmet. Hvis softwaren kræver adskillige trin for at indtaste grundlæggende data, kan tidskravene opveje fordelene ved automatiske beregninger.
