Brug af et memoformat i Microsoft Office Outlook-e-mails kan give e-mail-beskederne et mere formelt og professionelt udseende. For at sende en e-mail i memo-format skal du oprette e-mailen og gemme den som en Outlook-e-mail-skabelon. Når du har tilføjet memoskabelonen, kan du bruge den til hver Outlook-e-mail-besked, som du vil sende i memoformat.
Start Microsoft Outlook. Klik på fanen "Hjem" på hovedmenuens bånd. Klik på knappen "Ny e-mail".
Indtast modtagerens e-mail-adresser og e-mail-emne i de relevante indtastningsfelter øverst i vinduet "Ny e-mail".
Skriv "Memo" eller det mere formelle "Memorandum" i toppen af e-mailtekstens rude. Anvend fed, understreget, skriftstørrelse og skrifttypeformatering på teksten ved at klikke på den relevante formateringsknap i gruppen "Grundlæggende tekst" på fanen "Besked" i menubåndet.
Skriv "Dato:" efterfulgt af datoen for notatet straks under overskriften "Memo". Skriv “Til:” på en separat linje efterfulgt af modtagerens navne og jobtitler.
Indtast emnets titel på notatet under dato og modtageroplysninger; for eksempel "Re: Revised Spending Forecast." Skriv brødteksten til notatet under emnetitlen. Mange forretningsnotater indeholder en kort baggrund og introduktion og efterfølges af nøglepunkter og en konklusion. Tryk på "Enter" eller "Return" på computertastaturet efter hvert afsnit for at tilføje afsnitskift.
Klik på "File" efterfulgt af "Save As" i hovedmenuen i Outlook-menuen.
Vælg "Outlook-skabelon" fra listen Gem som type. Indtast et beskrivende navn til skabelonen; for eksempel "Memo" eller "Business Memo."
Tryk på knappen "Send" for at sende den originale memo-e-mail, hvorfra du oprettede skabelonen. Du kan nu få adgang til memo-e-mail-skabelonen fra fanen "Udvikler" i Outlook. Klik på "Vælg formular" og vælg "Brugerskabeloner" i rullelisten "Kig ind". Vælg memoskabelonen, og klik derefter på "Åbn". Rediger indholdet af skabelonen, og send e-mailen i memo-format.
Tips
Hvis du ikke kan se fanen "Udvikler" i Outlook-menuen, skal du aktivere denne indstilling ved at klikke på "Filer" efterfulgt af "Indstillinger". Klik på "Tilpas bånd" i venstre rude. Klik på afkrydsningsfeltet ud for “Udvikler” for at vælge og aktivere denne indstilling. Klik på “OK” for at tilføje fanen til menubåndet.
Formelle forretningsnotater inkluderer normalt datoen og modtagerens navne, men din e-mail-meddelelse inkluderer automatisk disse oplysninger i e-mail-overskriften. Spring trin 4 over, hvis du ikke vil gentage disse oplysninger i notatens hoveddel.
