Kulstofkopiering eller CCing af en person i en e-mail involverer at sende en duplikatkopi til en anden modtager ud over hovedmodtageren i feltet "Til:" i e-mailen. Korrekt etikette er vigtig, når du sender en CC, fordi denne type e-mail medfører professionelle risici, herunder overvældende ledelse med for mange unødvendige e-mails, krænkelse af en medarbejders privatliv, skaber forvirring om ansvar og redundant duplikering af indsatsen.
Undgå at håndtere din kollegas chef
Det kan hjælpe dig med at udlufte din frustration til en leder, der har autoritet til at håndtere en irriterende kollega, men at sende en CC til sin chef for en e-mail, der kalder hende ud på noget negativt, kan hjemsøge dig senere. Hvis du gør det mod en anden, er chancerne for, at nogen på et eller andet tidspunkt vil CC din egen chef og fremhæve en fejl, du har lavet. I stedet for at oprette dårlig karma til dig selv, se om du kan løse problemet med din kollega i en privat e-mail eller bedre endnu personligt. Hvis du virkelig har brug for at tale med ledelsen om problemet, skal du gøre det personligt eller telefonisk - ikke via e-mail, da du altid risikerer, at ledelsen svarer dig med en CC til den pågældende kollega.
Dobbeltkryds svartråde
Den bedste etikette er kun at sende en manager en CC på en ny samtale eller som en FYI, der ikke kræver svar. Den hurtigste måde at genere nogen på eller dele oplysninger med den forkerte person er at CC en manager på en e-mail, der svarer på mange andre e-mails mellem dig og hovedmodtageren under samme tråd. Hvis CC er absolut nødvendigt for den seneste e-mail i tråden, skal du slette tidligere e-mails i samme tråd, hvis de kun afslører oplysninger, der er beregnet til dig og hovedmodtageren. Ligeledes skal du ikke gider CCing en manager på e-mails uden reelle nødvendige oplysninger, såsom dem der sendes for en simpel "Tak!"
Spørge om lov
Find ud af det på forhånd, om det er okay med dine kolleger og deres chefer eller dine chefer at CC dem på e-mails vedrørende rørende emner som f.eks. Andres jobpræstationer - eller hvilke e-mail-emner de foretrækker at modtage en CC. Hvis du registrerer, hvem der er okay med CC'er, og hvem der ikke er, er du mere tilbøjelige til at forblive i fred med dine kolleger og ledelse. Du kan også diskutere problemet med en person inden for menneskelige ressourcer for at finde ud af, om din virksomhed har en politik for, hvilke typer e-mails der skal sendes til dem i mellem- eller øverste ledelse. Ledelsespersonale modtager ofte et ekstraordinært antal e-mails og vil sandsynligvis sætte pris på denne høflighed.
Hold det professionelt
Enhver elektronisk korrespondance, hvor ledelsen modtager en CC, skal være så professionel og generisk som muligt. Du kan muligvis indføre en politik, hvor du aldrig sender CC'er til ledelsespersonale, der på nogen måde kan betragtes som personlige, passive-aggressive eller kontroversielle. Bedre endnu, for at undgå risikable CC-fejl skal du slet ikke sende CC'er til ledelsen og i stedet vælge en-til-en-e-mails eller samtaler personligt. Undgå også at sende CC'er til ledelsen, hvis det ville skabe forvirring med hensyn til, hvem der skal tage ansvar for en handling; hvis enten hovedmodtageren eller CC-d-manager tror, at den anden person vil håndtere din e-mail-anmodning, bliver den muligvis ikke behandlet overhovedet, eller de kan begge duplikere indsatsen unødigt.
