Microsoft Office 2007 inkluderer en funktion til at sende et automatisk svar på indgående beskeder. Selvom Microsoft Exchange Server inkluderer en Out of Office-assistent, kan Outlook replikere denne funktion ved at oprette regler og en e-mail-skabelon. Hver gang du modtager en e-mail, svarer Outlook til afsenderen med et automatisk svar. Selvom afsenderen muligvis sender flere e-mails, tillader reglen kun et svar. Dette forhindrer afsendere i at modtage det samme svar flere gange.
Opret en skabelon til automatisk svar
Åbn Microsoft Office 2007, og klik på menuen "Filer". Peg musen mod "Ny", og klik på "Mailmeddelelse."
Klik på fanen "Indstillinger" i gruppen Format. Klik på "Almindelig tekst."
Skriv den besked, du vil sende som dit automatiske svar, i meddelelsesteksten.
Klik på "Microsoft Office-knappen" og klik på "Gem som." Microsoft Office-knappen er placeret øverst til venstre i din besked.
Klik på "Outlook-skabelon (* .oft)" i rullelisten "Gem som type".
Skriv et filnavn til din beskedskabelon i feltet "Filnavn" og tryk derefter på "Gem".
Opret en autosvarregel
Klik på "Regler og alarmer" i rullemenuen "Værktøjer". Klik på "Ny regel."
Klik på "Kontroller meddelelser, når de ankommer" under "Start fra en tom regel." Klik på "Næste".
Marker afkrydsningsfeltet "Sendt til kun mig" under "Hvilke betingelser vil du kontrollere?" og vælg enhver anden tilstand, du har brug for. Klik på "Næste". Vælg "Ja", når du bliver spurgt, om du vil have denne regel anvendt på hver modtaget besked.
Marker afkrydsningsfeltet "Svar ved hjælp af en bestemt skabelon" under "Hvad vil du gøre med meddelelsen?"
Se under "Trin 2: Rediger regelbeskrivelsen" og vælg "En bestemt skabelon." Klik på "Brugerskabeloner i filsystemet" i dialogboksen "Se i".
Vælg den skabelon, der er oprettet til et automatisk svar, og klik på "Åbn". Klik på "Næste".
Vælg eventuelle foretrukne undtagelser fra reglen, og klik på "Næste".
Skriv et navn til din nye regel under "Trin 1: Angiv et navn til denne regel", og klik på "Udfør". Din regel er nu aktiveret og er klar til brug.
Tips
Microsoft Office Online tilbyder gratis skabeloner uden for kontoret, der er tilgængelige til download.
For at de automatiske svar kan sendes, skal din computer forblive tændt, og Microsoft Office 2007 skal være åben.
For at deaktivere din regel skal du klikke på menuen "Værktøjer" og klikke på "Regler og alarmer". Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for den regel, du vil deaktivere.
