Det faktum, at e-mail har stor betydning i moderne forretningskommunikation, kan ikke benægtes. Hver dag sendes millioner af e-mails fra virksomheder til kunder og leverandører, fra medarbejdere til deres ledere og fra en kollega til en anden. Der er flere grunde til overvægt af e-mail sammenlignet med andre kommunikationsmetoder.
Umiddelbarhed
E-mail sendes og modtages næsten øjeblikkeligt, uanset om modtageren er et par døre nede eller tusinder af miles væk. På grund af dette strømliner brug af e-mail både intern og ekstern kommunikation, hvilket gør det hurtigere og lettere at transmittere og formidle vigtig information og muliggøre næsten realtids statusopdateringer. Til gengæld gør den kontinuerlige strøm af relevant information både medarbejdere og ledere mere effektive og produktive, hvilket muliggør hurtige svar på ethvert problem, der måtte opstå.
Journalføring
E-mail-beskeder forbliver i en brugers indbakke, medmindre de bevidst slettes, og både stand-alone e-mail-software og webmail-tjenester tilbyder en søgefunktion og filtre, der gør det muligt at spore en bestemt meddelelse kun få sekunder. Dette skaber et virtuelt papirspor, der er langt mere effektivt end udskrevne dokumenter arkiveret i en skuffe, hvilket gør det ekstremt nemt at udtrække vigtige oplysninger fra e-mail-kommunikation.
Lave omkostninger
E-mail er en af de billigste måder, en virksomhed kan bruge til at kommunikere, både internt og eksternt. Små virksomheder kan simpelthen tilmelde sig gratis e-mail med udbydere som Gmail, Yahoo eller Hotmail; selv for større virksomheder er omkostningerne ved vedligeholdelse af en dedikeret e-mail-server relativt lave. Omkostningsforskellen er især slående, når man overvejer massekommunikation. For eksempel er omkostningerne ved udskrivning og levering af et sæt marketing-foldere eller brev mange gange så krævede at sende oplysningerne via e-mail.
Marketing
E-mail giver virksomheder mulighed for effektivt og effektivt at sprede information om deres produkter og tjenester, både til eksisterende kunder og potentielle. For eksempel kunne et tøjfirma oprette en e-mail-liste, som alle kan abonnere på, og derefter sende ugentlige e-mails til alle på listen, der beskriver nye tilføjelser til kataloget. På samme måde kan en virksomhed, der er specialiseret i forretningssoftware, kontakte andre virksomheder direkte via e-mail for at høre, om de måske finder deres tjenester nyttige.
