Microsoft Office gemmer automatisk skjulte metadata og personlige oplysninger til alle dokumenter, du opretter ved hjælp af Microsoft Office-programmet. I dette indlæg lærer du hvordan man fjerner skjulte oplysninger og metadata fra Microsoft Office-dokumenter for at forhindre nogen i at bruge disse oplysninger.
Skjult information knyttet til Office-filer.
Microsoft Office gemmer som standard følgende oplysninger, når som helst du opretter og gemmer en fil et Office-dokument.
1. Forfatternavn, firmanavn, navn på den person, der for nylig har gemt dokumentet. Andre personligt identificerbare oplysninger (PII), såsom e-mail-overskrifter, send-for-review-oplysninger, routingssedler og skabelonnavne.
2. Delte eller samarbejdede dokumenter kan indeholde revisionsmærker, kommentarer, blæknoteringer, navne på personer, der arbejdede på dokumentet, kommentarer fra korrekturlæsere og ændringer, der blev foretaget i dokumentet.
3. Dato, hvor dokumentet blev oprettet, dato, hvor dokumentet blev ændret, dokumentrevisioner, dokumentversioner.
4. Navnet på din computer, navnet på den netværksserver eller harddisk, hvor dokumentet er gemt.
5. Skjult tekst eller celler, som du muligvis ikke er opmærksom på.
Konsekvenser af skjulte data i kontorfiler
Bortset fra at formidle følsomme oplysninger, kan skjulte data, der er knyttet til dine filer, også skabe misforståelser, hvis der er uoverensstemmelser mellem det, du rapporterer personligt om arbejdet, og hvad dokumentet ender med at formidle gennem det vedlagte skjulte information og metadata.
For eksempel kan du rapportere til klienten, at din virksomhed har brugt 120 arbejdstimer på at oprette dokumentet. Mens nogen på klientsiden muligvis får adgang til de skjulte data, der er knyttet til dit dokument, og konkluderer, at dokumentet blev oprettet af et andet firma, og nogen i din virksomhed næppe brugte en times tid på at se på dokumentet.
Selvom det er meget almindeligt inden for erhvervslivet at fremleje arbejde, kan du muligvis ikke ønsker at afsløre denne info til dine kunder.
Andre situationer, hvor skjulte data kan forårsage problemer
I andre situationer er der bekymring for beskyttelse af personlige oplysninger med den måde, hvorpå Microsoft Office knytter metadata og personlige oplysninger til dokumenterne.
1. Du kan kun registrere en anonym klage for at opdage, at dit navn og dine oplysninger var tilgængelige via skjulte metadata.
2. Du kan offentliggøre et dokument på et websted i håb om at være anonym. Dog var ukendt for dig, at dokumentet havde nok oplysninger om dig i de skjulte metadata.
3. Der kan være dokumentoverskrifter, sidefødder, vandmærker og skjult tekst, der er knyttet til dine dokumenter. Disse kan muligvis formidle følsomme oplysninger, forretningshemmeligheder og andre oplysninger, som du måske ikke ønsker at være åben om.
4. Du eller andre mennesker, der har arbejdet med at oprette et dokument, kan have fremsat visse kommentarer / bemærkninger, der muligvis ikke er passende til at blive sendt til en klient. Disse bliver muligvis knyttet til dit dokument og er muligvis ikke indlysende, når du bare ser dokumentet.
Derfor giver det mening at kontrollere og rydde de skjulte metadata fra et kontordokument, før de offentliggøres online eller sendes til en klient.
Fjern skjulte oplysninger fra kontordokumenter
Sådan kan du se og fjerne skjulte data og personlige oplysninger fra kontorfiler oprettet ved hjælp af Microsoft Office 2007, hvor metadataene er mere skjult sammenlignet med Office 2010 og 2013.
1. Åbn den fil, du vil fjerne skjulte oplysninger fra.
2. Klik på Office-knappen i øverste båndmenu (se billedet nedenfor)
3. Peg for at forberede og klik på Kontroller dokument (se billede nedenfor).
4. Du føres til skærmbilledet Dokumentinspektør ved dette klik på Kontroller.
5. Windows inspicerer dokumentet og viser inspektionsresultater til din gennemgang (se billede nedenfor).
6. Klik på Fjern alt i afsnittet Dokumentegenskaber og personlige oplysninger for at fjerne alle dine personlige oplysninger, som Office har knyttet til dit dokument. Du kan udvide denne procedure til andre sektioner, du vil fjerne.
7. På næste skærm bekræfter Windows fjernelse af dokumentegenskaber og personlige oplysninger.
Som du kan se fra "Bemærk: Nogle ændringer kan ikke fortrydes, " kan du ikke gendanne oplysninger, som du vil slette ved denne procedure.
Derfor kan det være en god idé at oprette en sikkerhedskopi til din brug og reference, før du rydder personlige oplysninger og andre data fra filen, du vil sende ud.
Fjern skjulte data fra Office 2010 og 2013-dokumenter
1. Klik på fanen Fil, og klik derefter på Info.
2. Klik på Kontroller for problemer, og klik derefter på Kontroller dokument (se billede nedenfor).
3. Du kan forlade alle de valgte indstillinger, markeres som de er eller vælge sektioner, som du vil undersøge dokumentet for.
4. Klik på Kontroller, og Office undersøger dokumentet for de valgte skjulte metadata.
5. Gennemse resultaterne af dokumentinspektionen i dialogboksen Dokumentinspektør.
6. Klik på knappen Fjern alt ved siden af inspektionsresultaterne for de typer skjulte data, du vil fjerne fra dokumentet.
Stop Office fra at vedhæfte oplysninger
Desværre er der virkelig ingen måde at finjustere indstillingerne og forhindre Microsoft Office i at gemme personlige oplysninger og metadata til filer.
I Office 2013 kan du dog indstille den Office-fil, du arbejder på, til automatisk at fjerne metadata, hver gang filen gemmes. På denne måde kan du undgå chancerne for, at du ikke husker at fjerne skjulte oplysninger fra filen, før du sender dem til klienten.
1. Klik på menuen Filer.
2. Klik på Indstillinger, og vælg kategorien Trust Center.
3. Klik på knappen Indstillinger for Trust Center og vælg Privacy Options.
4. Aktivér indstillingen "Fjern personlige oplysninger fra filegenskaber ved gemning".
Bemærk: Til tider kan du finde "Fjern personlige oplysninger ...." indstilling ikke tilgængelig til afkrydsning. Hvis dette er tilfældet, skal du klikke på knappen Dokumentinspektør (se billedet ovenfor), lad Dokumentinspektøren fjerne alle de skjulte oplysninger, der er knyttet til dokumentet.
Derefter kan du gemme filen og prøve at få adgang til Trust Center-privatlivets indstillinger igen. Denne gang skal indstillingen være tilgængelig, og du skal være i stand til at klikke på afkrydsningsfeltet.
Du skal være opmærksom på, at denne indstilling kun er begrænset til den aktuelle fil og ikke gælder for andre filer, du har oprettet før denne indstilling, eller til nye filer, som du opretter ved hjælp af Microsoft office. Der er ingen måde i Microsoft Office at indstille denne indstilling som standard eller gøre den anvendelig til hele systemet.
